Com certa frequência — que varia conforme o porte da empresa, o segmento de atuação e, também, de acordo com suas políticas internas — toda empresa precisa fazer o inventário de estoque.
Inventário é, basicamente, um controle detalhado de todos os bens que a empresa possui, com as respectivas quantidades. Conforme a situação, será preciso incluir nesse controle informações como tamanho, modelo, cor, data de fabricação ou validade, etc.
Quando falamos em inventário, de maneira geral, podemos nos referir a todos os bens que a empresa possui (como equipamentos de informática, móveis, maquinários e assim por diante). O inventário de estoque, por sua vez, diz respeito apenas aos itens que a empresa mantém com a finalidade de vender aos clientes.
O inventário de estoque é a maneira mais simples de identificar quais itens não estão tendo saída e quais estão circulando mais. Isso é indispensável para o planejamento de produção e compra, de modo a garantir a otimização do estoque. Neste post, você verá três dicas para realizar o inventário de estoque com sucesso. Confira!
1. Crie um padrão para a categorização dos itens
Um dos maiores problemas do inventário de estoque é a falta de padronização. Isso significa que um funcionário pode registrar o item A de certa forma, enquanto outro funcionário pode registrar o mesmo item A de uma forma diferente. Assim, surgem entradas duplicadas no relatório, o que impossibilita saber quantos itens A realmente existem.
Para evitar que isso aconteça, antes de começar o inventário, crie um padrão para a categorização dos itens. Desta maneira, mesmo que vários funcionários colaborem para essa atividade, você não terá incoerências no registro.
2. Defina uma periodicidade inteligente
Como já dissemos no começo do post, alguns fatores influenciam na frequência com que o inventário de estoque deve ser realizado. Você deve estar atento para definir uma periodicidade inteligente, que permita obter os resultados desejados com essa prática. Para que você entenda melhor, nós temos dois exemplos.
Em um restaurante, o inventário de estoque precisa ser feito com alta periodicidade — toda semana, por exemplo. O motivo é que, nesse segmento, existem itens perecíveis, consequentemente, o controle da circulação dos itens precisa ser ágil, para que problemas (como encalhe de um item com validade vencida) sejam rapidamente identificados.
Enquanto isso, em uma grande fábrica de material de construção, o tamanho do estoque não permitiria que esse inventário fosse realizado com tanta frequência, pois seria necessária uma mobilização que interferiria em outras atividades. Nesse caso, uma vez por mês pode ser o suficiente.
3. Selecione um método de contagem eficiente
Nem todo inventário de estoque é realizado por meio de uma contagem exata dos itens.
Algumas empresas optam por uma estimativa, especialmente quando estão trabalhando com um grande estoque. Outras sequer realizam uma contagem real; apenas baseiam-se em uma fórmula matemática:
estoque atual = estoque anterior + itens comprados – itens vendidos ou perdidos
Todos os métodos são válidos. Alguns são mais precisos, enquanto outros privilegiam a rapidez na finalização do inventário. A questão é qual desses lados você prioriza.
Uma boa sugestão para manter o equilíbrio entre precisão e rapidez é mesclar os diferentes métodos. Em outras palavras, você pode utilizar a fórmula na maioria dos casos, partindo para aproximações, estimativas ou contagem item a item apenas quando surgir alguma dúvida específica.
O estoque é indispensável para a operação de uma empresa que trabalha com produtos. Portanto, é preciso zelar por ele.
O primeiro passo é realizar um inventário de estoque meticuloso, usando as dicas que vimos aqui. Em seguida é armazenar seus itens adequadamente, utilizando um excelente serviço de self storage. Afinal, não adianta ter controle sobre o estoque se você não o mantiver preservado em boas condições, para que dure por mais tempo e possa ser aproveitado ao máximo nos negócios da empresa.
Você conhece outras dicas para realizar um inventário de estoque? Deixe um comentário logo abaixo!